今天想在此基礎(chǔ)上，結(jié)合自身以往常犯的錯誤，總結(jié)出審計報告中不應出現(xiàn)的“九類詞匯”分享給各位，期望能有所用處，并表達對內(nèi)審之友對審計人多年的陪伴之情。
審計報告代表著客觀、代表著準確，審計報告中是絕不允許出現(xiàn)模糊性言辭的，一旦出現(xiàn)，不僅讓審計報告的可信度大打折扣，甚至會降低審計部門的公信力。
常見的模糊性詞匯有：
“應該是”、“可能”、“也許”、“或許存在”、“似乎是”、“科學的”……
除“審計小白”撰寫審計報告外，出現(xiàn)上述情況主要是因為對問題的定性把握不準，與審計客戶溝通不足導致，該如何防止出現(xiàn)上述詞匯呢？
1. 充分收集問題的證據(jù)鏈，如對問題把握不準的，可審計組內(nèi)部討論后再給出定性結(jié)論；
2. 與審計客戶充分溝通，得到對方的確認；
3. 如確實無法下定結(jié)論的，也不能為報告的篇幅或吸引領(lǐng)導眼球而寫入報告，應將之放棄。
這些“似是而非”的詞匯在語法上雖能使審計人員處于“有利”位置，但在證據(jù)鏈上，它卻是“無力”且“無利”的，也就無法讓管理層信服。
相對于模糊性詞匯，絕對性詞匯的殺傷力也是很強的。審計報告中如出現(xiàn)絕對性詞匯同樣會對審計報告的客觀性、公信力產(chǎn)生負面影響，有時甚至能毀掉一份審計報告。不僅如此，這些絕對性詞匯還會讓審計客戶借機反駁其它問題的準確性，而拒絕確認審計發(fā)現(xiàn)，讓審計溝通無法進行等不利后果。
常見的絕對化詞匯主要有三類，分別是：
1. 描述問題的涉及范圍，如“所有”、“全部”、“都是”等；
2. 描述問題的產(chǎn)生因素，如“從來如此”、“一直”、“從來不”、“總是”、“無不如此”、“從未”等。
3. 描述問題的發(fā)生概率，如“建議……，使之不再發(fā)生”、“必須將……”、“絕對不能發(fā)生……”、“杜絕……的發(fā)生”、“肯定”、“一定會”等
撰寫審計報告時，做到不偏不倚的陳述事實，不將個人感覺帶入報告，方能杜絕絕對化詞匯的出現(xiàn)。
強調(diào)性詞匯通常是指我們在描述某個事物時，為了強調(diào)它的特征而用到的副詞。有時候，審計人員會不經(jīng)意的在審計報告中使用一些強調(diào)性的詞匯。這些詞匯看似是審計人員對問題的一種程度表現(xiàn)，實際上這些強調(diào)性詞匯用的太多反而形成了另一類的“模糊”，我們稱之為“為強調(diào)而強調(diào)”。
在對某個問題定性時，常見的強調(diào)性詞匯有：
“明顯提升”、“極其”、“非?！薄ⅰ皹O不到位”、“迫切需要”、“嚴重后果”……
出現(xiàn)這些詞匯的主要原因是審計人員想對某個問題做定性，并強調(diào)這個問題的嚴重性或急迫性。有如下兩種方法可預防上述情況：
1. 能用數(shù)字定性的，則不用強調(diào)性詞匯。作為管理層他們看到這些數(shù)字后，一般能知道問題的嚴重性，如確實需要解釋的，可外加一個標準數(shù)字作為對比。
2. 不能使用數(shù)字定性的，可改用一些溫和或更能被接受的詞匯。比如“亟待改進”變成“存在提升空間”，“管理極不到位”改成“管理仍需提升”，“問題非常嚴重”改成“提請管理層關(guān)注”等。
當然，也并非是所有的強調(diào)性詞匯不能使用，在特殊情形下為了表明某個問題的嚴重程度，比如用到了“存在……的重大風險”等，是可以根據(jù)具體情況寫入審計報告的。
“聞道有先后，術(shù)業(yè)有專攻”，審計報告的閱讀者們并非都具備每個行業(yè)的知識底蘊。如果在審計報告中多次出現(xiàn)專業(yè)術(shù)語，則可能會讓讀者看不懂，失去了持續(xù)閱讀的欲望、因此無法很好的傳遞審計報告所需要傳遞的信息。
例如在審計報告中這樣寫道：“通過對財務管理流程穿行測試后，發(fā)現(xiàn)交易控制上存在舞弊漏洞”。這句話中的“穿行測試”以及“交易控制”對未接觸過審計或財務的人員來說仿佛建立了一堵“墻”，堵在了審計人員與讀者之間。
審計報告中常見的專業(yè)性詞匯有很多，比如財務專業(yè)術(shù)語、審計專業(yè)術(shù)語、工程專業(yè)術(shù)語等。如“交易控制”、“分層抽樣方法”、“穿行測試”或者“德爾菲法”等。
要想做到少出現(xiàn)專業(yè)術(shù)語，除了自己帶著目的多檢查幾遍外，還可以將審計報告交給其他審計同事幫忙復檢。
冗余性詞匯通常指是指多余的、不需要的詞匯，即使刪除這些詞匯也不會影響內(nèi)容的表達。使用冗余性詞匯不僅會拉長報告的篇幅，有時還會讓閱讀者產(chǎn)生“華而不實”的感覺，審計報告也就失去了它應有的“嚴肅性”。
常見的冗余性詞匯或語句有四種類型，分別是多余的因果關(guān)系表達用詞、多余的審計方法表達、多余的審計過程表達、多余的自我情感表達：
1. 多余的因果關(guān)系表達：“由此可見……”、“因上述情況導致……”等。
2. 多余的審計方法表達：“運用……的檢查方法”、“使用……方法，發(fā)現(xiàn)……”等；
3. 多余的審計過程表達：“經(jīng)過審計檢查后發(fā)現(xiàn)……”、“分析數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)……”、“經(jīng)過多次與……溝通，發(fā)現(xiàn)”等；
4. 多余的自我情感表達：“不難發(fā)現(xiàn)……”、“審計人員發(fā)現(xiàn)……”、“容易產(chǎn)生……”、“理應如此”等。
如需減少冗余性詞匯或語句，可參考如下：
1. 描述發(fā)現(xiàn)的問題時：“檢查……（檢查的資料），發(fā)現(xiàn)……（發(fā)現(xiàn)怎么樣的現(xiàn)象或問題）”；
2. 描述產(chǎn)生的原因時：“因……（描述原因），致使……（描述量化現(xiàn)象或后果）”；
3.描述存在的風險時：“發(fā)現(xiàn)……（描述風險現(xiàn)象），存在……的風險（表達存在的風險）”。
審計報告不是講故事，而是陳述事實、描述因果、提出建議。審計人員不應將生活中常用到的口語化詞匯寫入審計報告，否則會讓報告閱讀者覺得審計報告不夠正式、內(nèi)容潦草，甚至可能會對審計人員的報告撰寫能力提出質(zhì)疑。
例如，“我們列表如下”此句明顯不通順，主要問題出在“我們”上，如將“我們”二字去掉，語句精煉又通順。再如，“由以上結(jié)果我們可以得出……的結(jié)論”，乍看之下毛病不大，但其實也是犯了口語化的毛病，可調(diào)整為“據(jù)此可知……”則更為書面化。
常見的口語化詞匯有三種，分別是結(jié)尾語氣用詞、個人角色用詞以及個人隨口用詞：
1. 結(jié)尾語氣用詞：如“啊、嗎、呢、呀”等；
2. 個人角色用詞：如“我們發(fā)現(xiàn)”、“他們在……控制不到位”、“管理者們應提升風險管理意識”等；
3. 隨口習慣用詞：如“在這種情況下的話……”、“導致資產(chǎn)流失了”、“發(fā)現(xiàn)好多問題”、“于是對……檢查”等。
審計報告中口語化詞匯出現(xiàn)較多的原因，在于審計人員撰寫審計報告時，帶入了太強的個人生活色彩以及對問題判斷的情感色彩。因此在撰寫審計報告時，一定實事求是，不能將任何的個人感情或自我角色帶入其中，才不會出現(xiàn)上述情況。
曾經(jīng)做過一個《內(nèi)審是干什么的》 的問卷調(diào)查，其中不少人勾選的答案是“找茬使者”。在審計客戶眼中，內(nèi)審就是批判他們行為的職業(yè)。從事內(nèi)審的同行應該都不會認同此種觀點，但有時卻不經(jīng)意的在審計報告中犯下了這種錯誤，闡述觀點時寫出來對審計客戶或業(yè)務人員批評性的詞匯。這樣既容易讓審計與審計客戶雙方陷入對抗窘境，也不利于審計報告的溝通工作。
常見的批評性詞匯有：“不應出現(xiàn)……的情況”、“由于……人的原因，導致……”、“因……的管理失敗”等。
也并非是審計報告中完全不能出現(xiàn)批評性詞匯，審計客戶對抗審計、不配合審計的行為可予以恰當披露，是確保審計權(quán)威性的一種正確途徑。
審計部門與各經(jīng)營單位是“一家人”，共同的目標都是為了企業(yè)的經(jīng)營利益。但有時我們的審計報告中偶爾會出現(xiàn)一些排他化詞匯，這不僅讓我們的審計客戶難以接受，也讓集團領(lǐng)導覺得審計部門怎會如此“排他”。我認為一個好的審計部門應是與審計客戶成為業(yè)務伙伴，相互提升對雙方才更有利。
常見的排他化詞匯有“對方”、“被審計單位”、“被審計人員”、“檢查對象”、“被訪談人員”等。
上述詞匯不應常出現(xiàn)在審計報告中，特別是在向?qū)徲嬁蛻舾邔踊蚣瘓F領(lǐng)導溝通匯報時，更不能用到這些詞匯，以免引起他們對審計產(chǎn)生不滿。
在實際工作中，我們偶發(fā)會有一些審計人員超越法律法規(guī)和企業(yè)賦予的權(quán)限范圍，將一些不恰當?shù)脑~匯寫入審計報告中，給審計埋下了不可預知的風險。
審計人員應當站在管理者的角度去思考問題，但這并不意味著審計人員可以提出越權(quán)性的建議，尤其是當該事項涉及到人事的變動、薪酬的調(diào)整時，這是一個雷區(qū)，不得越池而入。
例如在某專項審計中，審計發(fā)現(xiàn)某員工存在侵占公司資產(chǎn)行為，在審計報告中，如若將審計建議寫為“建議收回**侵占的金額，并辭退小劉”，即便高級管理層的原意也是如此，或許會讓他們心生不悅，他們可能在想的是“審計怎么在代替我做決定”。
上述那句話改成“建議收回**侵占的金額，并按公司相關(guān)制度對其進行處罰”，這樣便可較好的表明審計對問題的處理態(tài)度。
常見的越權(quán)性詞匯有：“辭退”、“開除”、“降職降薪”等。特別需要提醒的是，審計建議中萬不可出現(xiàn)“升職加薪”等對某人的表揚性建議，這會讓管理層覺得審計在干涉人事權(quán)。
即便是報告撰寫老手，也不可避免會存在上述問題。所以我們只需做到陳述事實，不帶入個人感情色彩，自己多讀幾遍，審計人員之間多相互檢查，與審計客戶多溝通確認，即可做到審計報告有條有理，不偏不倚！